INFORMATION GÉNÉRALE À DESTINATION DES PATIENTS DE VALISANA CONCERNANT LE TRAITEMENT DE LEURS DONNÉES  A CARACTERE PERSONNEL

Introduction

 

Pour une prise en charge optimale de votre santé, l’a.s.b.l. Valisana (ci-après « Valisana ») collecte auprès de ses patients hospitalisés, en consultation  ou résidents, des données protégées par les lois belges et européennes, touchant à la protection des données à caractère personnel.

Soumis au secret professionnel et au respect du droit à la protection des données, Valisana,  son personnel et ses prestataires de soin  attachent une grande importance à la sécurité et à la confidentialité du traitement de vos données à caractère personnel.

Valisana souhaite vous fournir, via l’information générale ci-après,  l’assurance que la protection et la gestion de vos données à caractère personnel se font de manière responsable, dans le respect de la législation en vigueur, et en particulier conformément au Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (ci-après, « le RGPD »).

 

Quelques définitions

 

Une donnée à caractère personnel est toute information, de quelque nature qu’elle soit et indépendamment de son support, qui permet d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Par exemple, vos nom et prénom, votre adresse, votre photo sont des données à caractère personnel, et ces données nous sont nécessaires à la prise en charge adéquate de votre santé.

Un traitement de données à caractère personnel est tout acte de manipulation ou d’exploitation tel que  la collecte, l’utilisation, l’enregistrement, la conservation, la communication, la diffusion, la modification ou la suppression,  d’une de vos données à caractère personnel.

 

Qui est responsable chez nous du traitement de vos données à caractère personnel ?

 

C’est l’a.s.b.l. Valisana, dont le siège social est situé avenue Josse Goffin 180, à 1082 Berchem-Sainte-Agathe, qui est juridiquement responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Valisana regroupe différents sites:

 

-          Le centre hospitalier Valida, avenue Josse Goffin 180, à 1083 Berchem-Sainte-Agathe

-          L’hôpital psychiatrique Sanatia,  rue du Moulin 27, à 1210 Saint-Josse-Ten-Noode

-          La Maison de Soins Psychiatriques Sanatia,  rue du Collège 45,  à 1050 Ixelles

-          Le Centre de Jour Le Canevas, rue du Collège 55, à 1050 Ixelles.

 

Pour tout traitement de vos données à caractère personnel que nous effectuons sur l’un de nos sites, Valisana est soumis au respect des exigences légales relatives au « RGPD ».


 

Quelles catégories de données à caractère personnel traitons-nous à votre sujet ?

 

Les catégories de données à caractère personnel que Valisana collecte et traite sont les suivantes :

 

  • Vos données d’identification (nom, prénon, date de naissance, âge, lieu de naissance, phot, numéro de registre national)
  • Vos données de contact et administratives (email, numéro de téléphone, adresse de résidence)
  • Vos données financières ayant trait à votre consultation, hospitalisation ou séjour et qui sont  nécessaires à la facturation des soins (y compris votre affiliation mutuelle)
  • Vos données médicales, infirmières et paramédicales
  • Vos données sociales

 

Et toutes autres données nécessaires à la poursuite des finalités nécessaires à la bonne réalisation des missions de soin de Valisana ou imposées par la législation.

 

Dépendant de leur nature, ces données sont collectées directement auprès de vous (le cas échéant auprès de votre représentant légal ou d’une personne de référence),  de votre médecin traitant ou de l’institution à l’origine de votre demande d’hébergement, du  personnel soignant (médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, ergotherapeutes), des assistants sociaux  et des membres du personnel administratifs attachés à Valisana.

 

Pour quelles finalités traitons-nous vos données à caractère personnel ?

 

Globalement, vos données à caractère personnel sont utilisées en vue de permettre à Valisana de remplir sa mission de santé publique.

Valisana, les membres de son personnel et ses prestataires de soin souhaitent vous apporter une contribution optimale à la prise en charge de votre santé, ainsi qu’une aide compétente pour vos démarches administratives et sociales.

Dans cet esprit, Valisana veille particulièrement à ce que vos données soient traitées de manière spécifique et pertinente, en se limitant à ce qui est nécessaire au regard de la finalité pour lesquelles elles sont utilisées.

Pour répondre à sa mission de Santé Publique,  Valisana traite vos données à caractère personnel notamment à des fins de :

 

  • Gestion administrative(prise de rendez‐vous, consultation, séjour...)
  • Gestion financière et comptable(facturation, échanges avec les organismes assureurs, gestion du contentieux…)
  • Gestion médicale, infirmière et paramédicale(prise en charge, gestion des actes et des prestations)
  • Gestion sociale(accompagnement, suivi du dossier social, traitement des plaintes, médiation…)
  • Gestion médicotechnique(pharmacie, laboratoire, imagerie, banque de sang et de tissus)
  • Evaluation de la qualité des soins, gestion des ressources et contrôle des activités hospitalières
  • Tenue de registres médicolégaux
  • Gestion technique, logistique et informatique
  • Gestion de l’environnement(caméras, gestion des visiteurs, contrôle d’accès, dispositifs de sécurité…)
  • Recherche scientifique(études cliniques et développement de nouvelles technologies)
  • Echange et partage de données via le réseau de soins coordonnées(Réseau Abrumet).

 

Quels sont les fondements juridiques  sur lesquels nous nous basons ?

 

Selon les situations, Valisana ne traite vos données à caractère personnel, que lorsqu’elles sont nécessaires :

 

  • Pour la sauvegarde de vos intérêts vitaux (Valisana peut ainsi être amené à traiter vos données en urgence)
  • Aux fins de la médecine préventive, de diagnostics médicaux, de la prise en charge sanitaire ou sociale, de la gestion de nos systèmes et services de soins de santé (établissement de diagnostics, prescription de médicaments,…)
  • Pour l’exécution d’une mission d’intérêt public dont est investie Valisana (tenue de registres médico-légaux …)
  • A des fins statistiques et de recherches scientifiques dans le respect des normes éthiques et méthodologiques requises
  • En vue de remplir nos obligations légales émanant du pouvoir fédéral, et de notre pouvoir subsidiant (COCOM) : lois relatives aux hôpitaux, aux droits du patient, à l’assurance obligatoire couvrant les soins de santé, installation de caméras de surveillance, …
  • En vue de garantir l’exécution d’un contrat (comme par exemple la facturation des prestations)
  • En vue de garantir les intérêts légitimes de l’hôpital (comme par exemple la gestion technique, logistique et informatique).

 

Si Valisana ne peut s’appuyer sur un de ces fondements pour l’utilisation de vos données à caractère personnel, votre consentement sera nécessaire préalablement au traitement de vos données.


Qui est amené à accéder ou à traiter vos données au sein de Valisana ?

 

Les personnes désignées ci-dessous sont amenées à traiter vos données à caractère personnel, dans les limites nécessaires à leurs missions et aux finalités spécifiques du traitement :

 

  • Les médecins et dentistes attachés à Valisana, ayant la responsabilité de rassembler et traiter vos données médicales dans les services médicaux et sites où ils exercent leur activité professionnelle;
  • Les pharmaciens et assistants en pharmacie, dans le cadre du processus de délivrance des médicaments aux patients hospitalisés et résidents;
  • Les membres du personnel et collaborateurs attachés aux différents services et consultations, infirmiers, paramédicaux et psychologues,  ayant la responsabilité de rassembler et traiter vos données dans les services médicaux et sites où ils exercent leur activité professionnelle;
  • Les membres du personnel administratif attachés à l’administration centrale, aux services médicaux ou aux sites, assurant la collecte, la mise à jour, le traitement et la conservation de vos données administratives;
  • Les étudiants amenés à réaliser un stage, et éventuellement leur superviseur;
  • Les bénévoles mettant leur aide à disposition ;
  • Les médiateurs de plainte, amenés à gérer des plaintes de patients ou de proches;
  • Le personnel informatique amené à gérer et sécuriser le système d’information;
  • Les membres de la cellule qualité dans le cadre de leurs missions

 

L’ensemble des personnes travaillant chez Valisana ainsi que les collaborateurs de Valisana qui traitent vos données personnelles sont tenus au secret professionnel et/ou à une obligation de confidentialité.

 

A qui transmettons-nous vos données en dehors de Valisana, et pour quelles raisons ?

 

Les catégories de personnes suivantes peuvent s’adresser à Valisana pour obtenir vos données personnelles :

 

-          Vous-même  en tant que patient, ou votre représentant légal

-          Tout prestataire de soins externes à Valisana, dans le cadre d’un lien thérapeutique avec vous

-          Les organismes assureurs

-          L’Institut National de l’Assurance Maladie-Invalidité (INAMI)

-          Les autorités publiques (le SPF Santé Publique, la COCOM et Iriscare)

-          L’assureur de l’institution en cas de litige avec vous

-          Les sous-traitants de Valisana 

-          D’autres destinataires, lorsque la communication de vos données est strictement encadrée

           par la loi ou par l’obtention de votre consentement.

 

Comment protégeons-nous vos données ?

 

Des mesures sont prises à différents niveaux (gouvernance, organisation, technique, IT)  pour protéger vos données à caractère personnel contre toute  perte, dégât, accès, modification ou transfert non autorisés.

Valisana dispose d’un délégué à la protection des données, et d’un conseiller en sécurité de l’information.

Conformément à nos obligations légales, nous conservons vos données personnelles :

 

  • 30 ans  pour les données médicales, lesquelles ne pourront être effacées qu’en accord avec le directeur médical
  • 7 ans pour les données comptables
  • 1 an pour les données de médiation, plainte ou contentieux, à dater de la clôture du dossier
  • 31 jours pour les images captées par les caméras de surveillance

 

Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel ?

 

En vertu du RGPD, vous disposez du droit de recevoir des informations sur le traitement de vos données, de demander d’y avoir accès, de les faire corriger si elles sont erronées et de les faire supprimer (sous réserve de nos obligations légales).

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données, de vous opposer à leur traitement, et d’obtenir leur portabilité (c’est-à-dire, le droit de recevoir vos données sur un support informatique couramment utilisé).

Si vous avez donné votre consentement au traitement des données, vous avez le droit (dans les cas prévus par le RGPD) de le retirer à tout moment, sans toutefois porter atteinte à la licéité du traitement pour lequel vous avez retiré votre consentement.

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, vous pouvez vous adresser au secrétariat de direction, à l’adresse mail :  info@valisana.be, en justifiant de votre identité (copie du recto de votre carte d’identité) , et en indiquant clairement le ou les droits que vous souhaitez exercer.

Toutefois pour recevoir un extrait de votre dossier patient, nous vous prions de compléter le formulaire spécifique et l’adresser au directeur médical comme stipulé dans la procédure décrite à cet effet sur notre site internet (« demande de copie d’un dossier patient »).

Nos différents médiateurs restent à votre entière disposition pour toute demande relative à l’exercice de vos droits.

 

Vous pouvez aussi vous adresser directement au Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer) de Valisana

Via Mail à l’adresse :   dpo@valisana.be
Via Courrier à l’adresse :
A.S.B.L. Valisana
A l’attention du Délégué à la Protection des Données
Avenue Josse Goffin 180
1083 Berchem-Sainte-Agathe

 

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de
l’Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
     +32 (0)2 274 48 00
     +32 (0)2 274 48 35
     contact(at)apd-gba.be

Valida est le centre de réadaptation neuro-locomotrice et gériatrique le plus important de Bruxelles.